Электронные книжки уже с 10 июня 2021 года
Досвідченим бухгалтерам і кадровикам добре відомо, що особова картка - основний документ з обліку особового складу в організації. Але завжди корисно нагадати, що вона собою являє, про правила її заповнення, порядок ведення та строки зберігання.
Отже, Типова карта первинного обліку № П-2 "Особова картка працівника" затверджена наказом №495 / 656. Особова картка працівника містить вісім розділів, для заповнення кожного з них існують певні правила.
- У I розділі зазначають загальні дані працівника, а саме: ПІБ, дата народження, громадянство, відомості про освіту, про загальний стаж роботи, місце роботи, сімейний стан, місце проживання. Дані заповнюють згідно з наданими працівником документам.
- II розділ визначено для заповнення відомостей про військовий облік працівника. Відомості заповнюються згідно з Порядком організації та ведення військового обліку призовників та військовозобов'язаних.
- У III розділі вказують відомості про професійну освіту на підприємстві (яке здійснювалося за рахунок підприємства-роботодавця).
- IV розділ передбачено для заповнення про призначення і переведенні працівника на посаду.
- У V розділі "Відпустки" вказуються відпустки всіх видів, що надаються працівнику за час роботи на підприємстві.
- У розділі VI "Додаткові відомості" вказуються дані, які не зафіксовано в інших розділах особової картки, наприклад, про наявність урядових нагород, про участь в бойових діях, знанні іноземних мов, обрання на виборну посаду і т.п.
- У розділі VII "Дата і причина звільнення (підстава)" зазначають дату і причину звільнення (підстава) працівника відповідно до наказу (розпорядження) про звільнення.
Також слід пам'ятати, що після кожного запису в розділах IV та VII працівника повинні ознайомити з ними під підпис в особистій картці. Не допускається внесення до облікових даних будь-яких змін без згоди працівника.
Крім особистої картки працівника існує ще й окрема форма - особова картка державного службовця, певна нормою ч. 1 ст. 37 Закону України "Про державну службу". Зберігається особова картка державного службовця відповідно до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців. Ну а наказом №77-20 затверджена форма і порядок заповнення Особистої картки державного службовця.
Тепер щодо терміну зберігання
Часто виникає питання, скільки зберігаються особисті картки працівників. Згідно п. 499 Переліку типових документів особисті картки працівників (у тому числі тимчасових і тих, які працюють за сумісництвом) зберігаються у роботодавця протягом 75 років після звільнення таких працівників.
